Работа с валютами
Возможности многовалютного учета в системе “Большая Птица”.
Основные шаги по работе с валютами:
Шаг 1. Заполнение справочника “Валюты”.
Шаг 3. Настройка валюты учета.
Шаг 4. Установка валюты покупки и валюты продаж по умолчанию.
Шаг 5. Установка цен на товары в разных валютах.
Шаг 6. Установка валюты для касс, терминалов и расчетных счетов.
7.1. Типы цен, валюта документа и курсы валют.
7.2. Валюта взаиморасчетов с партнерами.
7.3. Валюта заказов покупателя или заказов поставщику.
Возможности многовалютного учета в системе “Большая Птица”.
“Большая Птица” предоставляет гибкие возможности по работе с несколькими валютами.
Вот примерный перечень того, что вы сможете делать в системе, используя мультивалютный учет:
- Вести учет и печатать документы в нужной вам валюте, например, в белорусских рублях или казахстанских тенге.
- Работать с неограниченным количеством валют.
- Устанавливать курсы вручную на произвольную дату.
- Загружать курсы автоматически с сайта ЦБ РФ (доступно для валютных пар, когда одной из валют является российский рубль).
- Устанавливать курс на каждый отдельный документ.
- Присваивать товару любое количество типов цен в различных валютах.
- Быстро пересчитывать цену на товар по нужному вам курсу и в нужной валюте через помощник изменения цен.
- Закупать товар в одной валюте, продавать в другой валюте, а отчеты по прибыли смотреть в валюте учета прибыли или в валюте продаж.
- Отслеживать движения по заказам покупателю или поставщику в валюте заказа.
- Отслеживать взаиморасчеты с партнерами в произвольной валюте.
- Привязывать валюту к кассам и расчетным счетам организации.
- Изменить при необходимости валюту учета прибыли.
Основные шаги по работе с валютами:
Шаг 1. Заполнение справочника “Валюты”
Первое, что необходимо сделать для работы с несколькими валютами - внести их в справочник “Валюты” (Меню - Справочники - Валюты). По умолчанию данный справочник содержит только одну валюту - российский рубль.
Подсказка: Если вы хотите вести учет в одной валюте, отличной от рубля, то просто замените данные в карточке валюты "Рубль" на нужную вам валюту и сохраните изменения.
Если же вы все-таки удалили рубли, а затем создали новую нужную вам валюту, то не забудьте изменить валюту учета прибыли на вновь созданную. О том, как устанавливать валюту учета, см. Шаг 3.
Данные о валюте можно заполнить из классификатора или внести вручную. Чтобы заполнить поля из классификатора, нажмите на кнопку “Заполнить из классификатора”. Классификатор содержит более 30 основных мировых валют. Если нужной вам валюты нет в классификаторе, введите данные о валюте самостоятельно.
Название валюты из поля “Наименование” будет подставлено во все печатные формы документов туда, где требуется указать сокращенный вариант валюты, например “1300 долл. США” или "300,12 руб.". Кроме того, данные из этого поля используются внутри системы в различных фильтрах, настройках, названиях типов цен и т.п.
Поле "Полное наименование" предназначено для внутреннего использования в списке справочника "Валюты", а также вместе с полем "Цифровой код" в печатных формах документов "Счет-фактура" и "Универсальный передаточный документ" в поле "Валюта: наименование, код".
Буквенный код используется при установке курса для валютных пар в полях выбора валюты.
На вкладке “Параметры прописи” задаются настройки валюты для тех случаев, когда суммы указываются прописью. Например “Одна тысяча триста долларов США 00 центов”.
Важно! Если вдруг вы создали несколько валют с одинаковыми названиями (допустим, у вас 2 валюты с названием "рубль") и использовали их в справочниках и документах, система воспринимает их как РАЗНЫЕ валюты. Даже если затем удалите одну из валют в корзину, то в какой-то момент вы можете получить при сохранении документа следующее сообщение: не задан курс RUB/RUB. О том, как решить эту проблему, читайте в этой статье).
Шаг 2. Установка курсов.
Следующий шаг - это установка курсов (Меню - Справочники - Валюты - Курсы).
Курс - это цена денежной единицы одной страны, выраженная в денежной единице другой страны. Он задается в виде коэффициентов, показывающих отношение одной валюты к другой, например 1 USD = 65,3812 RUB или 10 000 BYR = 33,5895 RUB. Мы называем такое соотношение валютной парой.
В справочнике курсов можно задать любое количество валютных пар.
В списке справочника всегда отображается текущий курс для заданных валютных пар и способ их установки.
Чтобы создать новую валютную пару нажмите на кнопку “Добавить”.
В верхней строке “Текущий курс” выберите валюты, для которых вы хотите установить соотношение, например, доллар США к рублю. Далее в поле “Способ задания” укажите способ, которым будет задан курс (по умолчанию выбран вариант “Вручную”).
Первый вариант - ручная установка. Курс вводится вручную в поле “Текущий курс”, далее следует нажать на кнопку “Установить”.
Если все задано корректно, то строка с текущим курсом появится ниже на вкладке “История курсов”. Здесь курс или дата, с которой он действует, могут быть изменены. Добавить вручную следующее значение курса можно опять через поле “Текущий курс” и кнопку “Установить”, либо непосредственно в список на вкладке “История курсов” через кнопку “Добавить”. Курс, добавленный вручную, может действовать не только на какую-то конкретную дату, но и на определенный промежуток времени (на 10 минут, несколько часов, несколько дней, месяцев и т.п.) - все зависит от указанных вами даты и времени.
Второй вариант - загрузка курсов с сайта Центрального Банка РФ. При выборе данного варианта курс обновляется ежедневно в автоматическом режиме. Вся история сохраняется на вкладке “История курсов”, но в отличие от автоматического режима, значения курса здесь изменить невозможно. Для курсов ЦБ история предоставляется с 01.01.2010 года.
Важно! Если вы уже создавали документы с курсами из данного справочника, то при изменении курса в справочнике задним числом курс в документах изменен не будет.
Шаг 3. Настройка валюты учета прибыли.
После того, как заполнены справочники по валютам, следует установить валюту учета прибыли.
Валюта учета прибыли задается в настройках администратора учетной записи и применяется сразу для всех пользователей (Меню - Сервис - Настройки - вкладка “Прочие настройки”).
По умолчанию в качестве валюты учета прибыли установлен российский рубль.
Валюта учета прибыли - это валюта, в которой всегда выражается себестоимость приобретенной партии товаров и может выражаться розничная стоимость товара в отчетах о продажах. Она необходима для единообразной оценки прибыли и рентабельности продаж.
Бывают ситуации, когда один и тот же товар может закупаться в различных валютах. При поступлении его себестоимость для целей партионного учета пересчитывается в валюту учета прибыли по курсу на дату поступления. Это видно по отчету “Партии товаров”, который всегда формируется только в одной валюте - валюте учета прибыли.
В принципе, товары могут продаваться в различных валютах. Если вы хотите оценить ваши продажи, выручку и прибыль в одной валюте, то они также могут быть приведены к валюте учета. В итоге, отчеты о продажах могут формироваться либо в валюте учета прибыли (единой валюте), либо в валюте продаж. Во втором случае себестоимость будет пересчитана в валюту продаж по курсу, действующему на момент продажи.
Обычно валюта учета прибыли задается до начала работы в системе. Не рекомендуется часто изменять данный параметр, так как это действие требует наличия курсов нового значения валюты к старому в исторической перспективе и приводит к пересчету большого числа документов. Выполнение этой операции может занять длительное время.
При нажатии на кнопку 
на первом шаге система попросит указать новую валюту учета:
Далее система проверит, задан ли курс на дату самого первого документа, участвующего в движении по партиям (ввод остатков товаров, поступление, реализация и т.п.). Если курс не задан, система подскажет, на какую первую дату следует задать курс для смены валюты учета. Обычно курс на прошлые даты может быть не задан в том случае, если вы используете ручную установку курсов. Для курсов ЦБ история предоставляется с 2010 года.
Обратите внимание, что система предупреждает об отсутствии курса только у документа с наиболее ранней датой, а не у всех документов, которые надо перепровести. Если вы выставите в справочнике "Курсы" только один самый первый курс, то он будет применен и к более поздним документам, либо надо выставлять корректные курсы на даты всех прошлых документов в справочнике или в самих документах.
Шаг 4. Установка валюты покупки и валюты продаж по умолчанию.
Каждому пользователю в его настройках (Меню - Сервис - Администрирование - Пользователи - Вкладка “Значения по умолчанию”) можно установить свою собственную основную валюту покупки и продажи, которые будут подставляться в соответствующие документы при их создании.
Также следует указать основную валюту, которая подставляется в документ в том случае, если не заданы по умолчанию значения валют покупки/продажи и типы цен покупки/продажи.
Шаг 5. Установка цен на товары в разных валютах.
Цены на товары могут быть выражены в разных валютах. В справочнике “Типы цен” (Меню - Справочники - Товары и цены - Типы цен) необходимо задать все типы цен, которые вы планируете использовать в своей деятельности. К каждому типу цен привязывается одна валюта.
Например, для оформления закупок и заказов поставщику у вас могут быть следующие типы цен:
- Закупочная, рубли
- Закупочная, доллары
- Закупочная, евро и т.п.
Также вы можете задать любое нужное вам количество розничных типов цен в различных валютах. К примеру, можно создать розничный тип цены в российских рублях, указав в качестве базы розничный тип цен в долларах. При этом розничный тип цен в долларах можно установить как закупочный тип цен в долларах + процент наценки.
Вы можете присвоить цены товарам в соответствии с созданными типами цен:
1. вручную непосредственно в справочнике “Товары и услуги” на вкладке “Цены”.
2. сохранив цены из документов в справочник (например, из документа поступления). Подробную справку по сохранению цен из документов см. здесь.
3. через Помощник изменения цен (Меню - Справочники - Товары и цены - Изменение цен), рассчитав одни цены от других с помощью базовой цены, наценки и порядка округления, либо только с помощью курса. Таким образом, к примеру, отпускные цены на товары можно хранить в долларах и рублях, а при резких колебаниях доллара пересчитывать отпускную цену в рублях от цены в долларах по вашему собственному курсу или курсу ЦБ РФ с наценкой 0%. Подробную справку по изменению цен см. здесь.
Шаг 6. Установка валюты для касс, терминалов и расчетных счетов.
Каждая касса, расчетный счет вашей фирмы или ваших партнеров, счет банковского терминала привязан к одной валюте, это значение валюты указывается в соответствующих справочниках. После сохранения элемента справочника в подобных случаях изменение валюты становится недоступно.
Отчеты по кассам и банкам всегда привязаны к валюте кассы и банковского счета соответственно.
Шаг 7. Оформление документов.
7.1. Типы цен, валюта документа и курсы валют.
Каждый документ, который отвечает за движение денег или имеет сумму в денежных единицах, к примеру, поступление в кассу, расходная накладная или чек, всегда выражается в определенной валюте. Вы можете создать счет на оплату в рублях, долларах, евро или любой другой денежной единице, которая содержится в справочнике “Валюты”.
Управление выбором валюты, типом цен и налогами сосредоточено в одном виджете “Цены и валюта”.
Он отображает текущие установки данных параметров, а при нажатии на кнопку 
- НДС - задает варианты расчета НДС для документа.
- Тип цены - устанавливает тип цены на товары в данном документе.
- Валюта документа - устанавливает валюту, в которой будут рассчитаны цены и суммы в документе.
Валюта типа цены и валюта документа могут различаться. В этом случае при добавлении товаров в документ произойдет пересчет цен на товары в валюту документа по курсу, указанному на вкладке “Курсы валют”. Если курс на данной вкладке не задан, то пересчет произведен не будет. Это особенно удобно для тех случаев, когда вы хотите оперативно пересчитывать цену на товары в зависимости от текущего курса.
Пример:
Розничная цена на ваши товары установлена в долларах США. Покупатель получил от вас прайс-лист в долларах США с пометкой “Оплата в рублях по курсу на день оформления заказа”. Покупатель просит вас выставить счет, который вы должны оформить в рублях по курсу на дату документа. Вы создаете счет, открываете виджет “Цены и валюта”, устанавливаете следующие настройки:
Тип цены - “Розничная, долл. США”
Валюта документа - “Росс. рубли”.
Курс валюты - если он не заполнен автоматически, то устанавливаете его вручную или по курсу ЦБ.
В результате при добавлении товаров в счет все цены будут автоматически пересчитываться из долларов в рубли по заданному вами курсу.
Курс на вкладке “Курсы валют” заполняется автоматически в том случае, если для валюты типа цен и валюты документа в справочнике “Курсы” установлен курс этих валют по отношению друг к другу.
При нажатии на календарик в строке с курсом откроется список курсов на прошлые даты, откуда вы также можете выбрать нужное вам значение.
В других случаях курс устанавливается вручную с помощью кнопки “Добавить”.
Важно! При изменении даты документа курс на вкладке “Курсы” меняется автоматически на тот, который действует на дату и время документа, однако цены в документе при этом не пересчитываются.
Важно! Валютные курсы всегда содержатся в самом документе. Даже если вы измените их непосредственно в справочнике “Курсы” задним числом, это никак не скажется на уже сохраненных документах и их отражении в отчетах.
Виджет “Цены и валюты” предоставляет еще одну полезную возможность. Вы можете добавить в документ товары с разным типом цен или по разному курсу. Для этого нужно:
- установить в виджете настройки, которые следует применить к первой группе товаров
- нажать кнопку “Применить”
- добавить в документ нужные товары
- затем еще раз открыть виджет
- поменять настройки типа цен и(или) курса
- снять флажок “Пересчитать документ” и только после этого применить изменения
- добавить следующую часть товаров
- повторить подобную последовательность действий столько раз, сколько у вас в документе товаров с разными типами цен (или разных курсов).
Флажок “ 
В выключенном состоянии новые настройки виджета сохраняются, но строки с уже добавленными в документ товарами не пересчитываются.
7.2. Валюта взаиморасчетов с партнерами.
Взаиморасчеты с партнерами учитываются в произвольной валюте. Задолженность, которая возникает между нашей фирмой и партнером, в общем случае может быть представлена несколькими суммами в разных валютах. Так, партнер может быть должен нашей фирме одну тысячу долларов за поставленный товар по одному договору, и одновременно наша фирма может быть ему должна десять тысяч рублей по другому договору, где была получена предоплата. Однако наиболее простой способ учета взаиморасчетов - это вести их в какой-то одной валюте, приводя все платежи, например, к рублям.
Значение по умолчанию для валюты ведения взаиморасчетов можно задать в справочнике “Партнеры” на вкладке “Цены и скидки” в поле “Валюта взаиморасчетов” или в конкретном договоре с контрагентом. При создании нового партнера в поле "Валюта взаиморасчетов" подставляются данные из настроек пользователя, из поля "Основная валюта".
Валюта взаиморасчетов устанавливается на уровне отдельного документа, влияющего на изменение состояния взаиморасчетов, в виджете “Цены и валюта” на вкладке “Валюты учета”. К таким документам относятся, в частности, документы реализации, возврата, банковские и кассовые документы.
После установки значения валюты в поле “Валюта взаиморасчетов” необходимо обратить внимание, задан ли курс для данной валюты по отношению к валюте документа на вкладке “Курсы валют”.
В отчете “Взаиморасчеты” учет долгов будет отражен во всех валютах взаиморасчетов, которые были использованы в сделках с данным партнером.
7.3. Валюта заказов покупателя или заказов поставщику.
Система предоставляет возможность вести учет движения денег по заказам покупателя или заказам поставщику в валюте главного документа “Заказ”. Это позволяет выразить в одной валюте все платежи и отгрузки в рамках общей сделки, чтобы обеспечить отсутствие задолженностей после фактического исполнения заказа.
Например, если клиент сделал заказ на определенный товар на сумму в 1000 долларов США, то все последующие оплаты и отгрузки в рамках данного заказа будут пересчитываться в доллары.
Валюта заказа покупателя (или заказа поставщику) для документов, созданных на основании заказа, отображается в виджете “Цены и валюта” на вкладке “Валюты учета”. Она всегда должна соответствовать валюте родительского заказа.
Соответственно, все отчеты по заказам будут выводиться в валюте заказа, даже если часть расчетов была произведена в другой валюте.
Сервис поддержки клиентов работает на платформе UserEcho
