Логика ведения учета: связь справочников, документов и отчетов

Работа в системе построена на трех типах объектов:

• справочники
• документы
• отчеты

Справочники - служат для хранения данных, в разрезе которых ведется учет, а также для быстрого заполнения документов.

Документы - это то, что непосредственно формирует учет и служит основанием для отчетов.

Отчеты - представляют в наглядной форме информацию о различных сторонах деятельности фирмы, основанную на документах за определенных период.

Само по себе внесение информации в справочники не оказывает влияния на учет. К примеру, если вы заполнили справочник товаров, это не значит, что товары автоматически появились на складе с каким-то остатком. Точно так же, если вы вносите в карточку товара цену, это не значит, что у товара появилась себестоимость. Это всего лишь значит, что в дальнейшем вы можете выбрать этот товар из справочника при заполнении документа, цена при этом подставится автоматически из карточки товара.

Основа ведения учета - документы, причем не все. К документам, формирующим учет, относятся те, которые отвечают за движение товаров или за движение денег (то есть за изменение их количества).

Возвращаясь к предыдущему примеру с товарами, для того, чтобы у товаров появился остаток и они “попали” на склад, необходимо создать один из следующих документов:

• Ввод остатков товаров
• Поступление товаров
• Оприходование

Только в этом случае система поймет, что товар надо привязать к конкретной фирме, поместить его на указанный в документе склад, сохранить себестоимость поступившей партии товаров и отнести эту партию на конкретного поставщика.

Создав один из вышеперечисленных документов (к примеру, “Поступление товаров”), вы можете сформировать отчет по остаткам и убедиться, что товары на складе действительно появились.

Также вы можете сформировать отчет по взаиморасчетам с партнером, у которого вы купили товар, и увидеть собственную задолженность перед партнером на сумму поставленного товара.

Чтобы закрыть свой долг, вы перечисляете партнеру деньги, оформив это действие документом “Расход по банку”. Опять формируете отчет по взаиморасчетам с партнером и убеждаетесь, что задолженность погашена.

По такой же схеме работает и реализация товаров: документом “Реализация товаров” происходит списание товара со склада, документами по банку и кассе принимаются деньги от покупателя.

При этом в системе есть один уникальный документ, который сразу списывает товар со склада и принимает деньги в кассу - это товарный чек. Остальные документы отвечают за какую-то одну операцию.

Таким образом и формируется учет.

Некоторые документы, такие как платежное поручение, доверенность на получение ТМЦ или счет-фактура, представляют собой обычные печатные формы и не оказывают влияния на учет, то есть не “двигают” товары и деньги.

Если вы хотите, чтобы документ не оказывал влияния на текущие отчеты (к примеру, создать черновик), просто снимите флажок “Учет” в документе.