Выставление счета на оплату. Оформление заказа покупателя

Для чего нужен документ "Счёт на оплату"
Установка статусов
Информация о состоянии заказа

Описание полей документа по вкладкам:
Реквизиты документа
Табличная часть (товары и услуги)
Печатная форма: Счет на оплату
Печатная форма: Заказ
Связанные документы
Файлы

Для чего нужен документ Заказ покупателя (Счёт на оплату)

Документ "Заказ покупателя (Счет на оплату)" формируется для обозначения предварительной договоренности о поставке товаров, выполнении работ, оказании услуг. Данный документ объединяет в себе заказ и счет на оплату, то есть имеет две различные печатные формы, выбираемые при нажатии на кнопку "Печать". Заказ также служит связующим звеном между всеми отгрузками и оплатами по заказу, что позволяет в любой момент времени контролировать его выполнение.
Сам по себе заказ не оказывает влияния на изменение количественных показателей в учете, например, не меняет остатки товаров на складе или денежные средства на расчетном счете, однако может служить основанием для резервирования товара под конкретного покупателя.
Подробнее об установке резервов читайте здесь.

Заказ можно распечатать и/или отправить по электронной почте.
На основании документа "Заказ покупателя (Счет на оплату)" можно создать следующие документы:

• реализация товаров;
• акт на работы/услуги;
• поступление в кассу;
• поступление на счет;
• счет-фактура;
• поступление товара;
• заказ поставщику;
• перемещение;
• заказ покупателя.

Для того чтобы резерв на товары по созданному заказу появился в системе, необходимо поставить отметку (флажок) в поле "Учет".

Описание полей документа

  Установка статусов

Каждому заказу можно присвоить статус, который устанавливается из предзаданного списка, например “оплачен” или “доставляется”. Статус документа изменяется вручную. Нажатие на значок “лупа” откроет справочник статусов, в котором содержатся все доступные варианты. Подробнее о работе со справочником статусов читайте в этой статье.

  Состояние заказа

Следить за ходом выполнения заказа поможет кнопка “Статус заказа”, нажатие на которую вызывает форму мини-отчета. Для того, чтобы этот отчет показывал корректные результаты, необходимо создавать все документы по заказу на основании заказа или документов, созданных на основании заказа. Также документы можно связать с заказом вручную через поле “Заказ поставщику” на вкладке “Связанные документы”. Из данного мини-отчета можно перейти в более подробные отчеты о движении денег или товаров по заказу.

  Реквизиты документа

Заказ покупателя (Счет на оплату) №, от - номер и дата документа. Присваиваются автоматически, но могут быть изменены вручную. Номер счета может содержать как цифры, так и символы.
Фирма - организация, от имени которой выставляется счет.
Склад - склад, по которому производится резервирование товаров в случае, если включен флажок “Резерв”. Необязательное для заполнения поле.
Покупатель - партнер, на имя которого оформляется заказ и/или выставляется счет.
Тип цен - указывается тип цены, по которой реализуется товар/работа/услуга. Цена для всех позиций в документе будет указана в соответствии с выбранным типом.
Установить резерв - флажок в этом поле ставится в том случае, если необходимо зарезервировать указанные в заказе товары под определенного покупателя. Резерв может быть поставлен по конкретную дату (поле "Дата снятия резерва"), либо без указания даты.
Договор - указывается номер договора, в рамках которого производится поставка товаров/выполнение работ/оказание услуг. В случае, если договора с покупателем нет, поле может быть оставлено пустым.
НДС - необходимо выбрать один из 3-х вариантов:

• "не учитывать" - счет будет выставлен без НДС;
• "в сумме" - в этом случае в табличной части следует указать цену за единицу с включенным в нее НДС;
• "сверху" - в табличной части следует указать цену за единицу без НДС.

Комментарий - поле для заметок, не влияет на печатную форму документа.

  Табличная часть

Данные в табличную часть добавляются из справочника "Товары и услуги" отдельно в каждую строчку, группой из нескольких значений (кнопка "Подбор"), либо с помощью сканера штрих-кодов. Подробнее о каждом способе добавления и об изменении наименования товара для печати читайте здесь.

Номенклатура - наименование реализуемого товара/работы/услуги.
Количество - кол-во товаров/работ/услуг.
Ед. - единица измерения.
Коэф. - соотношение текущей единицы измерения и базовой для данного товара.
Цена - цена за единицу.
Сумма - общая стоимость товаров/работ/услуг, рассчитывается автоматически.
В случае, если в поле НДС выбраны варианты "в сумме" или "сверху", в табличную часть автоматически добавляются столбцы:

• Ставка НДС - выбирается из выпадающего списка или подставляются значения из справочника.
• Сумма НДС - общая сумма НДС по каждой позиции, рассчитывается автоматически.
• Итого - итоговая сумма по каждой позиции с учетом НДС, рассчитывается автоматически.

Цены в документе могут быть изменены с помощью формы “Изменить строки” на панели действий табличной части.

 

 Контакты

Контактное лицо - выбирается из списка контактных лиц по партнеру.
Телефон, эл. почта - заполняются автоматически при выборе контактного лица, но могут быть указаны вручную.
Доставка - включается, если далее необходимо указать информацию о доставке.
Адрес доставки - заполняется фактическим адресом из карточки партнера, но может быть указан вручную.
Комментарии по доставке - любая доп. информация по доставке.

  Печатная форма: Счет на оплату

Данные на этой вкладке влияют только на печатную форму документа “Счет на оплату”.
Расч. счет поставщика - счет организации, на который покупатель должен произвести оплату.
Логотип и факсимиле - включают показ подписей руководителя и главного бухгалтера, печати фирмы, а также логотипа. О том, как загрузить факсимиле подписей, печати и логотип, написано здесь.
Доп. условия - информация, которую можно дополнительно указать в счете, например, срок действия счета и т.п.
Печатать артикул - выводит на печать столбец с артикулом товара.
Показать скидки - выводит на печать скидку в отдельном столбце.
Подписанты - выбираются из справочника “Сотрудники”.

  Печатная форма: Заказ

Печатать контакты, печатать информацию о доставке - выводит на печать информацию о контактном лице и доставке со вкладки “Контакты”
Включить логотип - выводит на печать логотип.
Печатать артикул - выводит на печать столбец с артикулом товара.
Показать скидки - выводит на печать скидку в отдельном столбце.
Заказ принял - ФИО подписанта, выбирается из справочника “Сотрудники”.

Связанные документы

Отражает последовательность создания одних документов на основании других и связи между ними.

Файлы

К счету можно прикрепить файлы любого формата.