Интерфейс продавца: краткая инструкция

Данная инструкция ознакомит вас с основными возможностями работы в интерфейсе продавца.

Настройка справочников
Создание пользователей (учет продаж по продавцам)
Настройка прав доступа (ролей интерфейса продавца)
Вход в интерфейс продавца
Открытие смены
Оформление продажи, печать товарного чека
Оформление возврата в текущую смену
Операция “Отложить чек”
Операция “Отменить чек”
Список чеков, поиск по чекам
Просмотр промежуточных отчетов
Закрытие смены
Изменение реквизитов продажи
Показать реквизиты
Смена продавца
Выбор роли интерфейса продавца
Горячие клавиши для частых операций
Как изменить количество товара в чеке?
Как изменить единицу измерения товара?
Как изменить цену?
Как установить скидку в чеке?

Настройка справочников

Для работы с розницей необходимо дополнительно заполнить следующие справочники:

• Точки продаж - добавляем торговые точки, через которые осуществляется розничная торговля.
• Кассы - создаем кассу - место для приема и хранения наличных денежных средств в течение смены (кассой может быть условно назван и кассовый аппарат, и простой денежный ящик, и кошек продавца).
• Склады - добавляем склад, с которого будет происходить отпуск товара (это может быть зал магазина, дополнительный склад, конкретный отдел и т.п.).
• Терминалы - если в магазине возможна безналичная оплата, то добавляем терминал для приема банковских карт.
• Типы цен - при необходимости создаем тип цен, который будет применяться для розничных продаж или в конкретном магазине.

В одном магазине может быть несколько касс, терминалов, складов или типов цен.

Создание пользователей (учет продаж по продавцам)

Если вы хотите вести учет продаж по продавцам, подставлять в чеки ФИО конкретного продавца и назначать каждому продавцу свои права доступа, то сначала необходимо зарегистрировать каждого продавца как отдельного пользователя системы.
Пользователи добавляются следующим способом: Меню > Администрирование > Пользователи > Добавить.

Заполнение полей с ФИО пользователя при этом обязательно, именно отсюда будут браться данные о продавце при печати чека. Здесь же устанавливаются права на доступ в основную систему и/или в интерфейс продавца и назначаются роли интерфейса продавца. Одному продавцу может быть присвоено любое количество ролей.

Настройка прав доступа (ролей интерфейса продавца)

Настройка ролей (или прав) нужна для того, чтобы продавец получил доступ только к тем объектам системы (магазинам, складам, кассам, терминалам безналичной оплаты, типам цен), которые вы сами ему определите. Настройки ролей находятся в Меню > Администрирование > Роли интерфейса продавца.

Система позволяет создать любое необходимое количество ролей.

На вкладке "Настройки" вы определяете значения по умолчанию, которые будут автоматически проставляться при входе в интерфейс продавца, а также ряд настроек по печати товарного чека, скидкам и т.п. Если продавец будет работать с кассой, к которой подключена ККТ АТОЛ, то настройки товарного чека можно проигнорировать (т.к. печатается кассовый, а не товарный).

На вкладках "Фирмы", "Точки продажи", "Склады" и т.д. указываются объекты, к которым вы хотите предоставить пользователю доступ. Можно разрешить доступ ко всем объектам, а можно выбрать конкретные варианты, к примеру, только одну кассу и один определенный склад. При работе с ККТ АТОЛ  рекомендуется в одной роли разрешать доступ только к одной конкретной кассе, точке продаж и фирме.

Далее после создания роль интерфейса продавца присваивается пользователю в его настройках на вкладке “Интерфейс продавца”. Одна из ролей может быть установлена “по умолчанию”.

Вход в интерфейс продавца

Вход в интерфейс продавца находится в Меню > Документы > Розница. Для удобства можно вынести значок входа

на Панель быстрого запуска.

Если у продавца нет доступа в основной интерфейс, то при вводе своего логина и пароля в стандартную форму входа он будет попадать сразу в интерфейс продавца.
В случае, если роль интерфейса продавца дает ему доступ более чем к одному объекту (например, к двум складам одновременно), при входе будет показан запрос для подтверждения настроек по умолчанию.

Открытие смены

Работа в рознице осуществляется по сменам. Смена - это период, в течение которого осуществляются продажи и в конце которого происходит сдача выручки продавцом. Для того, чтобы открыть смену, достаточно создать первую продажу или выбрать пункт “Открыть смену” в меню “Действия”. Ограничений по продолжительности смены нет.

Оформление продажи, печать товарного чека

Операция “Продажа” списывает товары со склада магазина и одновременно принимает денежные средства от покупателя. При оформлении продажи в основном интерфейсе создается документ “Чек”.
Оформление продажи происходит в несколько шагов:

Шаг 1. Устанавливаем вид операции “Продажа” (всегда указан по умолчанию).

Шаг 2. Подбираем товар в документ.
Сделать это можно несколькими способами:

• просканировать штрих-код. Для этого к системе должен быть подключен сканер штрих-кодов.
• вбить несколько символов из наименования товара, артикула, кода или штрих-кода в строку поиска и нажать клавишу Enter. Выбор параметров для поиска настраивается с помощью включения/выключения флажков под строкой поиска.

• с помощью кнопки , которая открывает справочник “Товары и услуги” и позволяет добавить в документ сразу несколько товаров.

Все выбранные товары помещаются в общий список. Количество товаров каждого вида можно менять с помощью кнопок

.
Общая стоимость получившегося чека отражается в графе “Итого”. Цена на товар (кнопка

) может быть изменена продавцом на произвольную только в том случае, если в присвоенной ему роли интерфейса продавца установлено соответствующее разрешение.
Если товар имеет несколько единиц измерения, то при выборе товара без использования сканера штрих-кодов будет подставлена единица измерения по умолчанию. Изменить ее на нужную можно с помощью кнопки

.

Шаг 3. Принимаем оплату.
Оплата может быть внесена как наличными, так и с помощью банковской карты. При выборе варианта “Наличными” в поле “Получено” необходимо ввести полученную от покупателя сумму, после чего система автоматически рассчитает сдачу. При выборе варианта “Терминал” сумма чека всегда будет равна полученной сумме.

Шаг 4. Завершаем продажу.
Для этого включаем или выключаем флажок “Печатать товарный чек при оплате” (зависит от того, выдаете ли вы товарный чек покупателю) и нажимаем кнопку “Оплатить”. В товарный чек будет подставлена фамилия продавца, который в настоящий момент “залогинен” в систему. После завершения продажи экран очищается и можно создавать новую продажу.

Оформление возврата в текущую смену

Оформление возврата через интерфейс продавца возможно только в том случае, если возвращается товар, проданный в текущую (еще не закрытую) смену. Возвраты за другие смены необходимо проводить через основной интерфейс.
Операция “Возврат в текущую смену” принимает товар обратно на склад магазина и уменьшает выручку за смену.
Для проведения возврата необходимо изменить тип операции, установив вместо операции “Продажа” операцию “Возврат в текущую смену”.

Добавить товар в список можно через штрих-код, поиск или подбор, аналогично продаже.
Если оплата товара осуществлялась наличными, то возвращать следует наличные, если через терминал - проводить возврат по терминалу.

Операция “Отложить чек”

Вызывается из меню “Действия” или сочетанием горячих клавиш - ALT+V.
Предназначена для ситуаций, при которых необходимо сохранить набранный в чек товарный состав, не проводя при этом продажу (например, когда покупатель попросил отложить несколько вещей). Если при закрытии смены имеются отложенные чеки, система выдаст предупреждение. Отложенный чек может быть перенесен и “пробит” в другой смене, при этом ему присвоится очередной порядковый номер из новой смены.

Операция “Отменить чек”

Вызывается из меню “Действия” или сочетанием горячих клавиш - Alt+C.
Предназначена для быстрой очистки набранного в чек товарного состава. Отменить уже сохраненный чек в интерфейсе продавца нельзя - необходимо использовать возврат товара или удалять чек через основной интерфейс.

Список чеков, поиск по чекам

Список чеков находится в меню “Действия” и показывает все выписанные или отложенные чеки. С помощью специальных фильтров можно найти чеки по конкретной кассе, магазину, продавцу, складу, терминалу, способу оплату, виду операции, товару, выделить только отложенные чеки, чеки за определенный период или только за текущую смену.

Просмотр промежуточных отчетов

Если в течение смены продавцу необходимо получить информацию о текущей выручке или посмотреть список продаж и возвратов по товарам, это можно сделать с помощью двух отчетов, вызываемых из меню “Действия”: “Отчет кассира” и “Отчет о продажах (с возвратами)”.
Отчеты формируются в pdf и могут быть распечатаны.

Закрытие смены

Закрытие смены - операция, аналогичная снятию z-отчета на кассовом аппарате. В зависимости от прав продавца в результате закрытия смены выручка может быть изъята из текущей кассы и внесена в основную кассу фирмы, а также сформированы соответствующие отчеты.

Для того, чтобы закрыть смену, необходимо:

1. Нажать на кнопку “Действия” и выбрать пункт “Закрыть смену”.

2. В появившемся окне проверить данные о продажах за смену. Если необходимо - включить печать отчета кассира о выручке и/или отчета о продажах, а также определить порядок действий с выручкой в рамках установленных для кассира прав.

3. Нажать на кнопку “Закрыть смену”.

После этого формально смена закрыта, однако если в магазине установлен терминал для безналичной оплаты, деньги по нему снимаются отдельной операцией. Для снятия денег со счета терминала и перевода их на счет фирмы необходимо оформить документ Банк > Поступление на счет с типом операции “Договор эквайринга”.

Изменение реквизитов продажи

Если настройки продавца позволяют ему продавать, например, с разных складов, использовать несколько терминалов для приема банковских карт или типов цен, то в процессе работы может потребоваться сменить параметры для конкретной продажи. Для этого нажмите кнопку “Действия”, выберите пункт “Реквизиты”, укажите требуемое значение и примените изменения. Комбинация горячих клавиш для данного действия - Alt+A.

Показать реквизиты

Если продавцу нет необходимости постоянно контролировать реквизиты продажи (фирму, склад, кассу, терминал и т.п.), строка с реквизитами, расположенная в верхней части экрана, может быть скрыта. Для этого в меню “Действия” нажмите на пункт “Показать реквизиты”.

Вот эта строка исчезнет с экрана:

Смена продавца

Для смены продавца выберите в меню “Действия” пункт “Сменить продавца” или используйте комбинацию горячих клавиш Alt+U. Смена продавца необходима в том случае, если вы ведете учет продаж по продавцам и/или хотите подставить в товарный чек фамилию и инициалы того, кто оформлял продажу.

Выбор роли интерфейса продавца

Если одному продавцу в его настройках присвоено несколько ролей, то он может переключаться между ними, не покидая интерфейс продавца и не закрывая смену (пункт “Роли интерфейса” в меню “Действия”).

Горячие клавиши для частых операций

ALT+ENTER - Оплатить
ALT+A - Изменить реквизиты
ALT+U - Сменить продавца
ALT+C - Отменить чек
ALT+V - Отложить чек
ALT+W - Закрыть модальное окно

ALT+Q - Изменить кол-во
ALT+P - Изменить цену
Alt+M - Изменить единицу измерения

Как изменить количество товара в чеке?

Выделите строку с товаром и нажмите кнопку "Кол-во". В появившемся окне введите нужное значение. Также можно воспользоваться кнопками "Кол-во +" и "Кол-во-", которые меняют значение с шагом в единицу.

Как изменить единицу измерения товара?

По умолчанию в чек подставляется товар с единицей измерения по умолчанию. Если вам необходимо изменить единицу измерения, выделите строку с нужным товаром и нажмите кнопку "Единица".

Как изменить цену?

Выделите строку с товаром и нажмите кнопку "Цена". В появившемся окне введите нужное значение. Запрет на редактирование цены определяется роль интерфейса продавца.

Как установить скидку в чеке?

Скидки могут быть установлены в чек в ручном или автоматическом режиме.
Для установки скидки вручную нажмите кнопку "Скидки" и укажите, откуда брать значение: из справочника "Скидки" или ввести с клавиатуры. Для отмены скидки выберите пункт "Отменить скидку". Права на работку с ручными скидками определяются на уровне ролей интерфейса продавца. К примеру, продавцу можно полностью запретить установку скидок вручную.

Автоматическая подстановка скидок настраивается сразу для основного интерфейса и интерфейса продавца. Виды действующих скидок и приоритет определяются на уровне настроек администратора или пользователя на вкладке "Автоматические скидки". Подробнее о работе с автоматическими скидками

Еще по теме:
Розничные продажи через основной интерфейс