![](/s/cache/60/76/6076b13b64e09931b6bc74d039ee40c7.png)
Загрузка товаров с остатками в документы
Список товаров с количеством и ценами может быть загружен в любой документ, у которого есть многострочная часть.
С помощью данной функции вы сможете:
Для загрузки файла с товарами нажмите на кнопку “Еще”, расположенную над многострочной частью в документе, и выберите пункт “Загрузить из файла” - откроется помощник загрузки данных.
![Image 518](/s/attachments/10564/4/2/add8add2f238a462fde26405e9299c03.jpg)
![Image 519](/s/attachments/10564/4/2/8c0d55693cbaaacb0be4af35ca167eb7.jpg)
Формат CSV ( Comma-Separated Values - значения, разделённые запятыми) - текстовый формат, предназначенный для представления табличных данных и поддерживаемый большинством текстовых и табличных редакторов.
Файл формата CSV может быть получен путем конвертации файла, созданного в любом популярном редакторе таблиц - Excel, Openoffice Calc, Google Диск таблицы и т.п.
При подготовке такого файла необходимо учесть следующие особенности:
Скачать пример файла с товарами в формате Excel до его конвертации в CSVЗаголовки столбцов в первой строке оставлены для наглядности, перед сохранением файла в формат CSV строку с заголовками необходимо удалить.
![Image 520](/s/attachments/10564/4/2/5b7774dcca99af3575f2a70e2a1258a7.jpg)
6. При заполнении файла столбцы с характеристиками товара могут располагаться в произвольном порядке. В процессе загрузки данных система предложит вам сопоставить загружаемые данные с названиями допустимых к загрузке значений и, если необходимо, внести изменения. Однако если вы готовите файл “с нуля”, рекомендуем сохранять приведенный в таблице (или примере) порядок расположения столбцов, а также оставлять пустые столбцы, если для них нет данных.
Если файл с товарами состоял из нескольких листов, в формат CSV будет сохранен только текущий лист.
7. Для конвертации подготовленного файла с товарами необходимо сохранить его в следующем формате (выбрать в меню “Сохранить как” или “Загрузить как”):
![Image](https://lh3.googleusercontent.com/3LLmIQJrBpRbUXvOI5sgxjUB4RtnnLqJF9qb3jrryjgoZMQVd-0mwCISBJx_GtIOxv9LsBmej0JHQAqdBKKRzt4JbOuV4514DyKpMsu2Y_L89JUV5CiyLO69JZ7ijpbwVTm8Zdo)
Вариант Excel для Mac OS:
![Image](https://lh6.googleusercontent.com/ewWQgt4-IB2OQa6LNhbykaX2uAWJ3ANFt-Gevv-s2FpWmyl-wWNde1FoWm1maL6D0A1v3A91V9wmT5L7tAs4DtZkuIkw4fp86scNUI_DwnNTo2s1Z7fNkk8Wogaad_Xh2bGy_Uw)
Вариант для Openoffice Calc:
![Image](https://lh3.googleusercontent.com/I6A4AHOObBYmJWTyOjn-S_oTrTTUbTSPyTMKSp8fibR5NphEKgGmwXp6GckRycWXjnKKOECx4Fh9DKvhPSjTcVlkVp1Sd6vNISaEanmmOtCy6KB5TLk6b-AkB8YA2yC6ex92pZE)
В Openoffice Calc после выбора формата файла в появившемся диалоге выбираем вариант "Использовать текущий формат" и далее:
![Image](https://lh6.googleusercontent.com/Fi_IyEfGrKeyQiAYwdehB_LyHiAHn8NSH-uxlwk2lWDO-CPbB4qzc6Uc8QJ18roCo7wxaHtxK8tQJZpMzRord42C76O0a8jTlSwNa5mD6jOP7yqUSLxT5T4NMvqPef2VGFlswKs)
Скачать пример файла в формате CSV
![Image 521](/s/attachments/10564/4/2/490c2b8fa6f7d1efd17c649878b521a8.jpg)
Если файл распознан корректно, то параметры товаров будут разбиты на разные столбцы. Название столбца можно поменять, нажав на стрелочку и выбрав другое название из списка.
При загрузке товаров система определяет, содержится ли данный товар в справочнике “Товары у услуги” или является новым товаром. Сопоставление товаров осуществляется тремя различными способами:
![Image 524](/s/attachments/10564/4/2/af06d900c38f33d53150a303d4cb8735.jpg)
Для сравнения по артикулу или артикулу+наименованию в исходном файле обязательно должна содержаться информация об артикуле.
![Image 522](/s/attachments/10564/4/2/f92226bb5e24ff21981f557c7ec4d1b5.jpg)
Если загружаемый товар уже существует в справочнике, но в импортируемом файле указана единица измерения, которая не совпадает с вариантами в карточке товара (или в исходном файле ее вообще нет), то с помощью настроек на форме вы можете решить, какое именно значение подставить в документ: единицу по умолчанию или единицу хранения остатков. Сравнение загружаемой единицы измерения с теми, которые уже существует в карточке товара, осуществляется по полю "Наименование" и "Полное наименование".
![Image 523](/s/attachments/10564/4/2/f386c0bc78e078b65567f4cb44414af3.jpg)
На этом этапе вы можете решить, создавать ли данные товары в справочнике или нет. По умолчанию будут созданы все товары из представленных в таблице. Если вы не хотите добавлять какой-либо товар в справочник, снимите флажок “Создавать новый товар” в строке с данным товаром. В документ будут добавлены только количество и цена за единицу.
Также вы можете указать папку для создания новых товаров в справочнике “Товары и услуги”.
Если система не находит в загружаемом файле новых товаров, Шаг 3 будет автоматически пропущен.
После завершения импорта система покажет соответствующее сообщение.
![Image 525](/s/attachments/10564/4/2/b6103fe6170fd533f7df18b42486e55c.jpg)
Внимательно проверьте загруженные строки, обращая особое внимание на единицы измерения.
1) загрузить прайс-лист в многострочную часть любого документа способом, описанным выше. В загружаемом файле можно заполнить столбцы только с наименованием, артикулом (если есть) и ценой.
2) добавить цены из документа в справочник. О том, как это сделать, написано в этой статье (читать с пункта 4).
С помощью данной функции вы сможете:
- внести информацию об остатках товаров (обычно это делается в начале работы с системой);
- загружать товарный состав с количеством и ценами из различных документов (например, из накладных поставщиков) в свои документы;
- быстро обновлять цены на товары из новых прайсов.
Внимание! Данная функция не предназначена для полноценного заполнения справочника "Товары и услуги". Новый товар при загрузке в документ создается с минимально заполненными полями. Рекомендуем изначально импортировать товары через функцию "Импорт товаров".
Для загрузки файла с товарами нажмите на кнопку “Еще”, расположенную над многострочной частью в документе, и выберите пункт “Загрузить из файла” - откроется помощник загрузки данных.
![Image 518](/s/attachments/10564/4/2/add8add2f238a462fde26405e9299c03.jpg)
Шаг 1. Подготовка данных
На первом экране помощника вам будет предложено загрузить файл с товарами, указав к нему путь, и выставить кодировку. Стандартная кодировка установлена по умолчанию.![Image 519](/s/attachments/10564/4/2/8c0d55693cbaaacb0be4af35ca167eb7.jpg)
Как подготовить файл с товарами для загрузки:
Система поддерживает загрузку списка товаров и услуг с количеством и ценами из файлов формата CSV.Формат CSV ( Comma-Separated Values - значения, разделённые запятыми) - текстовый формат, предназначенный для представления табличных данных и поддерживаемый большинством текстовых и табличных редакторов.
Файл формата CSV может быть получен путем конвертации файла, созданного в любом популярном редакторе таблиц - Excel, Openoffice Calc, Google Диск таблицы и т.п.
При подготовке такого файла необходимо учесть следующие особенности:
- В загружаемом файле должна содержаться только информация о товарах. Если загрузка осуществляется, к примеру, из накладных, необходимо оставить только строки с товарами, убрав всю лишнюю информацию (заголовки, подписи и т.п.).
- Каждый товар и его параметры (артикул, единица измерения, количество, цена и НДС) должны находиться в отдельных столбцах. Не допускается загружать объединенные ячейки.
- У столбцов не должно быть заголовков, список товаров начинается с первой строки файла.
- Максимальное количество загружаемых строк - 501. Если в файле более 501 строки, то строки, начиная с 502, будут отброшены.
- В строку документа могут быть загружены следующие параметры товаров:
|
Параметр | Описание |
1. | Наименование | Обязательное для заполнения поле. |
2. | Артикул | Необязательное поле. Заполняется при наличии данных. |
3. | Единица измерения | Необязательное поле. Если информация о единице измерения не указана, новый товар будет создан с единицей хранения остатков “штука”. |
4. | Количество |
Необязательное поле. Если количество не указано, в документ по умолчанию будет подставлен 0. |
5. | Цена | Необязательное поле. Если цена за единицу товара не указана, в документ по умолчанию будет подставлен 0. |
6. | Ставка НДС | Возможные значения - “0”, “10”, “18”, “без НДС” или "-1". Если ставка НДС не указана, в документ по умолчанию будет подставлено значение “без НДС”. |
![Image 520](/s/attachments/10564/4/2/5b7774dcca99af3575f2a70e2a1258a7.jpg)
6. При заполнении файла столбцы с характеристиками товара могут располагаться в произвольном порядке. В процессе загрузки данных система предложит вам сопоставить загружаемые данные с названиями допустимых к загрузке значений и, если необходимо, внести изменения. Однако если вы готовите файл “с нуля”, рекомендуем сохранять приведенный в таблице (или примере) порядок расположения столбцов, а также оставлять пустые столбцы, если для них нет данных.
Если файл с товарами состоял из нескольких листов, в формат CSV будет сохранен только текущий лист.
7. Для конвертации подготовленного файла с товарами необходимо сохранить его в следующем формате (выбрать в меню “Сохранить как” или “Загрузить как”):
- для Excel в Windows - CSV (разделители - запятые) (*.csv)
- для Excel в Mac OS - Windows Comma Separated (.csv)
- для Openoffice Calc - текст CSV (.csv) (*.csv)
- для Google Диск - текст с разделителями-запятыми (.csv, текущий лист)
Вариант Excel для Mac OS:
Вариант для Openoffice Calc:
В Openoffice Calc после выбора формата файла в появившемся диалоге выбираем вариант "Использовать текущий формат" и далее:
Шаг 2. Настройки импорта
На втором экране помощника будет показан результат загрузки файла.![Image 521](/s/attachments/10564/4/2/490c2b8fa6f7d1efd17c649878b521a8.jpg)
Если файл распознан корректно, то параметры товаров будут разбиты на разные столбцы. Название столбца можно поменять, нажав на стрелочку и выбрав другое название из списка.
При загрузке товаров система определяет, содержится ли данный товар в справочнике “Товары у услуги” или является новым товаром. Сопоставление товаров осуществляется тремя различными способами:
- по артикулу
- по артикулу и наименованию.
- по наименованию
![Image 524](/s/attachments/10564/4/2/af06d900c38f33d53150a303d4cb8735.jpg)
Для сравнения по артикулу или артикулу+наименованию в исходном файле обязательно должна содержаться информация об артикуле.
![Image 522](/s/attachments/10564/4/2/f92226bb5e24ff21981f557c7ec4d1b5.jpg)
Если загружаемый товар уже существует в справочнике, но в импортируемом файле указана единица измерения, которая не совпадает с вариантами в карточке товара (или в исходном файле ее вообще нет), то с помощью настроек на форме вы можете решить, какое именно значение подставить в документ: единицу по умолчанию или единицу хранения остатков. Сравнение загружаемой единицы измерения с теми, которые уже существует в карточке товара, осуществляется по полю "Наименование" и "Полное наименование".
Шаг 3. Создание новых товаров
В случае, когда в настройке “Если товар не найден” на Шаге 2 установлен вариант “создавать новый”, при нажатии на кнопку “Далее” будет открыт дополнительный шаг, показывающий, какие именно товары из файла система определила как новые.![Image 523](/s/attachments/10564/4/2/f386c0bc78e078b65567f4cb44414af3.jpg)
На этом этапе вы можете решить, создавать ли данные товары в справочнике или нет. По умолчанию будут созданы все товары из представленных в таблице. Если вы не хотите добавлять какой-либо товар в справочник, снимите флажок “Создавать новый товар” в строке с данным товаром. В документ будут добавлены только количество и цена за единицу.
Также вы можете указать папку для создания новых товаров в справочнике “Товары и услуги”.
Если система не находит в загружаемом файле новых товаров, Шаг 3 будет автоматически пропущен.
После завершения импорта система покажет соответствующее сообщение.
![Image 525](/s/attachments/10564/4/2/b6103fe6170fd533f7df18b42486e55c.jpg)
Внимательно проверьте загруженные строки, обращая особое внимание на единицы измерения.
Как добавить цены из документа в справочник?
Если вам необходимо перезаписать цены в справочнике на новые, загруженные из прайс-листа, то вы можете сделать следующее:1) загрузить прайс-лист в многострочную часть любого документа способом, описанным выше. В загружаемом файле можно заполнить столбцы только с наименованием, артикулом (если есть) и ценой.
2) добавить цены из документа в справочник. О том, как это сделать, написано в этой статье (читать с пункта 4).
Сервис поддержки клиентов работает на платформе UserEcho