Оформление заказа поставщику

Для чего нужен документ "Заказ поставщику"
Заполнение заказа поставщику товарами
Описание полей документа
Табличная часть
Связанные документы
Файлы

Для чего нужен документ "Заказ поставщику"

Формируется для отправки поставщику заявки на поставку товаров.
Сам по себе заказ не оказывает влияния на учет (например, не меняет остатки товаров на складе или денежных средств на расчетном счете), однако позволяет связывать между собой все документы по заказу (оплату, поступление и т.п.) и таким образом контролировать ход выполнения заказа.

Заказ можно распечатать и/или отправить по электронной почте.
На основании документа "Заказ поставщику" можно создать следующие документы:

поступление товаров;
поступление услуг;
расход со счета;
платежное поручение;
расход из кассы;
доверенность на получение;
заказ покупателя (счет на оплату);
перемещение.

Каждому заказу можно присвоить статус, который устанавливается из предзаданного списка, например “оплачен” или “доставляется”. Статус документа изменяется вручную. Нажатие на значок “лупа” откроет справочник статусов, в котором содержатся все доступные варианты. Подробнее о работе со справочником статусов читайте в этой статье.

Следить за ходом выполнения заказа поможет кнопка , нажатие на которую вызывает форму мини-отчета. Для того, чтобы этот отчет показывал корректные результаты, необходимо создавать все документы по заказу на основании заказа или связывать через поле “Заказ поставщику” на вкладке “Связанные документы”. Из данного мини-отчета можно перейти в более подробные отчеты о движении денег или товаров по заказу.

Заполнение заказа поставщику товарами

Товары могут быть добавлены в заказ вручную или автоматически. Для автоматического заполнения заказа нажмите кнопку “Заполнить”, расположенную над списком товаров.

Автоматическое заполнение возможно тремя способами:

по заказам покупателей - формируется на основании одного или нескольких заказов покупателей;
по минимальным остаткам - пополнение товарных запасов до минимального остатка, указанного в карточке товара (по фирме в целом или конкретному складу);
по средней скорости продажи - рассчитывается как отношение количества проданного товара к числу дней в указанном периоде, за который анализируются продажи.

Подробнее о каждом способе рассказано здесь.

Описание полей документа

Реквизиты документа

Заказ поставщику №, от - номер и дата документа. Присваиваются автоматически, но могут быть изменены вручную. Номер может содержать как цифры, так и символы.
Фирма - организация, от имени которой оформляется заказ.
Склад - склад, на который поставляются товары. Необязательное для заполнения поле.
Поставщик - партнер, на имя которого оформляется заказ.
Договор - указывается номер договора, в рамках которого производится поставка товаров. В случае, если договора с поставщиком нет, поле может быть оставлено пустым.
Тип цен - указывается тип цены, по которой приобретается товар. Цена для всех позиций в документе будет указана в соответствии с выбранным типом.
НДС - необходимо выбрать один из 3-х вариантов:

"не учитывать" - заказ будет сформирован без НДС;
"в сумме" - в этом случае в табличной части следует указать цену за единицу с включенным в нее НДС;
"сверху" - в табличной части следует указать цену за единицу без НДС.

Дата поставки - планируемая дата получения товара. Указывается в информационных целях.
Комментарий - поле для заметок, не влияет на печатную форму документа.

Табличная часть

Данные в табличную часть добавляются из справочника "Товары и услуги" отдельно в каждую строчку, группой из нескольких значений (кнопка "Подбор"), либо с помощью сканера штрих-кодов.

Номенклатура - наименование реализуемого товара/работы/услуги. Можно указать любые три (и более) буквы подряд из названия товара или услуги - система сама предложит подходящие
варианты. В печатной форме документа будет указано полное наименование товара/работы/услуги в соответствии со значением, заданным в справочнике "Товары и услуги" в поле "Полное наименование".
Количество - кол-во товаров.
Ед. - единица измерения.
Коэф. - соотношение текущей единицы измерения и базовой для данного товара.
Цена - цена за единицу.
Сумма - общая стоимость товаров/работ/услуг, рассчитывается автоматически.
В случае, если в поле НДС выбраны варианты "в сумме" или "сверху", в табличную часть автоматически добавляются столбцы:

Ставка НДС - выбирается из выпадающего списка или подставляются значения из справочника.
Сумма НДС - общая сумма НДС по каждой позиции, рассчитывается автоматически.
Итого - итоговая сумма по каждой позиции с учетом НДС, рассчитывается автоматически.

Цены в документе могут быть изменены с помощью формы “Изменить строки” на панели действий табличной части.

Печатная форма

Данные на этой вкладке влияют только на печатную форму документа “Заказ поставщику”.
Включить подписи и печать - выводит на печать факсимиле подписей и печати.
Включить логотип - выводит на печать логотип фирмы.
Печатать артикул - выводит на печать столбец с артикулом товара.
Доп. условия - информация, которую можно дополнительно указать в заказе, например, особые условия и т.п.
Заказчик - подписант документа, выбирается из справочника “Сотрудники”. Должность подставляется автоматически или может быть изменена вручную.

Связанные документы

Отражает последовательность создания одних документов на основании других и связи между ними. Для установки связи с другими документами вручную необходимо заполнить поле "Родительский документ".